Szoftvergazdálkodás

Legális szoftverhasználat

A szoftverek szellemi tulajdonnak minősülnek, a szerzői jog védelme alatt állnak. A jogtulajdonos dönti el, milyen módon ad lehetőséget terméke használatára, teheti ingyenessé (freeware) is, vagy kérhet érte díjat. A használati jog megvásárlása szólhat egy bizonyos időtartamra vagy akár örökre is, feltételei (pl.: korábbi változatok használata, nyelvi átjárhatóság, felhasználási körülmények, stb.) a licencszerződésben kerülnek rögzítésre. A szoftver legális használatának bizonyításához a licencszerződés és a birtokba kerülést igazoló dokumentum (pl. számla) együttes megléte szükséges.

Szoftvergazdálkodás

A számítógépek és velük együtt a szoftverek a vállalatok nélkülözhetetlen munkaeszközei, beszerzésük, üzemeltetésük és fejlesztésük jelentős költségtényező, ezen túl nagymértékben befolyásolják az egyes dolgozók, munkafolyamatok, s általuk az egész vállalat hatékonyságát. Az információs technológia rohamos léptékű fejlődése, a szoftverek kezelésének egyre egyszerűbbé válása ugyanakkor a rendszerek komplexitásának rohamos növekedése azt eredményezte, hogy a hardver- és szoftvereszközöknek sok esetben nincs letisztázott nyilvántartásuk, ezáltal hiányos a vállalati szoftvergazdálkodás. A szoftvergazdálkodás a vállalati stratégia része. Tartalmazza a gépeken futó szoftverek pontos, naprakész ismeretét, a licencszerződések és a hozzájuk kapcsolódó számlák nyilvántartását, rendelkezik a vállalatnál megkívánt szoftver-sztenderekről, a használat, a beszerzés és a nyilvántartás szabályozásáról. A szoftvergazdálkodás alapelvei kell, hogy biztosítsák a törvényi szabályzók szerint előírt nyilvántartási és könyvelési kötelezettségeket, ezek betartását és a vállalat szoftverjogi szempontból kockázatmentes működését.

Licenc, számla és szoftver nyilvántartó rendszer

A jól működő szoftvergazdálkodás kialakításához első lépésként pontosan kell ismernünk a vállalatnál használt szoftverek típusát és darabszámát. A használat felmérése végezhető manuálisan vagy erre a célra készült szoftveres segédeszközzel. Lényege, hogy a munkafolyamat végére egy pontos képünk legyen a vállalatnál telepített szoftverekről. A kapott szoftveradatokat célszerűen gyártók, szoftvernevek és verziók szerint számítógépenkénti bontásban kell tudnunk tárolni. Ahhoz, hogy ezen adatokból kiszűrjük a nem kívánt (nem legális) szoftvereket, szükség van arra is, hogy a kapott listákat összevessük a meglévő licencekkel és a számlákkal. Miután mindezeket az adatokat megkaptuk, ki kell alakítani a jogtiszta állapotot, majd ennek fenntartása miatt időszakonként újabb vizsgálatokra van szükség. Ezt a tevékenységet támogatja egy licenc, számla és szoftvernyilvántartó rendszer.